O que é Gestão Eletrônica de Documentos
Gestão Eletrônica de Documentos? Por que é importante conhecer sobre isso? Pense por um instante:…
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Apesar de ser algo ainda recente no Brasil, o home office vem ganhando espaço ao redor do mundo, sendo uma prática que define os novos modelos de negócios do futuro.Diversos serviços tem migrado para o mundo apenas virtual, e deixado de fazer parte dos grandes complexos de prédios físicos. A era em que as vídeo-locadoras deixaram de existir certamente foram um marco, ao serem trocadas por programas e aplicativos com serviço streaming. Aos poucos, começaram a surgir os bancos virtuais, sem nenhuma filial física, apenas com atendimento virtuais através de aplicativos e contato telefônico ou por email. Aumenta também massivamente a quantidade de lojas virtuais, que muitas vezes tem sua maior fonte de lucro através do online, conseguindo vender para todas as partes do undo, sem precisar arcar com os custos das lojas físicas.
A ideia do home office já começava se esboçar na década de 80, quando Alvin Toffler, escritor e futurista norte-americano, já profetizava em seu best seller “A Terceira Onda” que a tecnologia permitiria que as pessoas voltassem a trabalhar de casa. Dito e feito! Com o fim da era industrial e o início da era da informação, da valorização dos serviços, da criatividade e da produtividade, trabalhar em casa se tornou esta grande tendência atual. Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), o home office já é realidade para 3,8 milhões de brasileiros (em 2018), que já trabalham de sua própria casa, um número que aumenta 10% ao ano.
Todo este cenário semostra cada vez mais favorável ao que chamamos de home office, mas que em sua essência, não significa literalmente o “escritório em casa”. Na verdade, o termo é muito mais abrangente do que apenas um escritório em casa. Ter a liberdade de poder trabalhar apenas com um computador ou smartphone, em qualquer lugar do mundo, isto é a definição mais precisa para o que chamamos “home office”. Definição essa que tem como premissa a mobilidade, agilidade e facilidade de obter resultados de trabalho, sem precisar de recursos em estabelecimentos físicos comerciais para tal.
Para aqueles que estão começando, seja como empreendedor, assumindo seu próprio negocio, ou devido à crise, obrigado a trabalhar de casa, alguns pontos são essenciais.
Você pode até estar na sala da sua casa, mas através do computador ou smartphone pode ter acesso ao mundo todo. Certifique-se de que você tenha um bom plano de internet e telefonia, para conseguir manter contato com o ramo de negócios com o que você necessita. O contato com fornecedores, parceiros e demais funcionários é extremamente importante para o sucesso de um bom home Office. Com as ferramentas certas, é possível manter ou até mesmo aumentar a produtividade no home office. Aplicativos e plataformas de áudio, vídeo e textos, que facilitem as reuniões e troca de informações, para manter a empresa sempre rodando.
Mesmo estando no conforto do lar, ou em um café ou co-working, é fundamental ter um local de trabalho. Nada de trabalhar no sofá ou na cama! Procure montar um espaço onde você possa “instalar” o seu pequeno escritório; tendo acesso fácil aos seu materiais de trabalho (computador, celular, bloco de notas, calendário, agenda, etc). Escolha um lugar da casa em que haja o menor número de distrações possível, e onde consiga obter boa iluminação e momentos de silêncio, para o caso de reuniões por vídeo. Se necessário, realoque a disposição dos móveis, a fim de conseguir um espaço com uma mesa para instalar seu home office.
O home office pode trazer algumas vantagens que as grandes corporações não conseguem; como a intimidade e atendimento personalizado aos clientes. Na falta de um espaço físico para receber os clientes, as reuniões passam para o ambiente virtual, através de vídeo-conferencias ou ligações. O ganho aqui já começa a ficar visível, pois onde antes se gastaria tempo e dinheiro em deslocamento, agora pode-se economizar estes dois ativos tão preciosos “tempo e dinheiro”, e investi-los em recursos diversificados. Com as reuniões virtuais, pode-se, inclusive, ter mais controle das pautas, tornando assim a reuniões muito mais produtivas. Também com a facilidade das reuniões virtuais, acaba por tornar a frequência destas ligações maior do que seriam as visitas presenciais, ganhando assim a fidelização dos clientes, que passam a receber um acompanhamento mais de perto (mesmo à distância fisicamente).
Tal como uma empresa grande, com seu quadro de funcionários com horários e escalas precisas, no home office é necessário ter o mesmo rigor. Estabelecer horários para início, intervalo e fim do trabalho, é um detalhe que pode fazer toda a diferença na hora de estabelecer uma rotina eficaz de trabalho em casa. Tanto importa o horário de começar a trabalhar, como saber o horário de parar para descansar.
O trabalho no conforto do lar pode tender a dois extremos que levam à improdutividade: preguiça e desleixo, ou trabalho excessivo e exaustão. No primeiro caso, as facilidades e distrações que o ambiente caseiro podem oferecer, podem levar a um estado de espírito mais relaxado e confortável, que por consequência pode se tornar em improdutividade. Neste caso, uma rotina de trabalho com horários bem estabelecidos, ajudará a evitar a improdutividade e falta de organização.
No segundo caso, o trabalho excessivo, também pode causar improdutividade, devido à exaustão causada pela sobrecarga de demandas sem descanso. Para isso, é importante que haja um horário bem definido para o intervalo de descanso. Um horário para almoço, bem como pequenas pausas pré-estabelecidas ao longo da rotina diária, para ajudar a arejar as idéias e facilitar a concentração.
Muitos dos que trabalham no home office, acabam sendo seus próprios chefes, e portanto, exercem papéis duplos: funcionário e chefe. Uma habilidade dupla aqui precisa ser exercitada, para que consiga tanto estabelecer prioridades e comandar, como organizar e executar.
Fazer listas com as demandas mais urgentes e também as mais rápidas de resolver em primeiro lugar ajuda a estabelecer prioridades. Ao intercalar as demandas urgentes com as tarefas mais rápidas de serem resolvidas em primeiro lugar, você faz com que a lista vá diminuindo rapidamente, dando assim, a sensação de agilidade e eficiência.
Organização é fundamental para quem trabalha sozinho o home office. Na falta de um auxiliar administrativo que gerencie seus compromissos e demandas diários, você precisará ter sempre à mão um bloco de notas, que pode ser de papel ou virtual. Sempre que lembrar de alguma demanda, ou tiver alguma ideia, anote. Não deixe nenhuma informação para depois, confiando que irá se lembrar em momento oportuno. Todo compromisso marcado, deve ser imediatamente registrado e agendado, evitando assim compromissos duplicados ou esquecidos.
Como já foi mencionado antes, o tempo de trabalho é tão importante quanto o que ocorre após o trabalho. Obter o descanso e energia necessários para cada nova rotina diária de trabalhos é essencial para uma jornada de trabalho eficaz. abaixo uma lista de práticas que podem auxiliar a ter esta rotina saudável:
Cada vez mais estudos comprovam que a ingestão exagerada de açúcar e gordura, além de trazer malefícios à saúde, também pode baixar a energia do corpo e atrapalhar o processo de trabalho. Uma dieta rica em fibras, vitaminas e proteínas pode ser a chave para ter disposição todos os dias para o trabalho. Aposte em alimentos naturais, como vegetais, legumes, frutas e oleaginosas.
As práticas orientais de meditação e alongamentos (como o yoga) tem cada vez mais adeptos no mundo todo. Tirar um momento do dia para meditar, contemplar e esvaziar a mente pode trazer um ganho enorme para a rotina de trabalho. O chamado “ócio criativo”, teoria do professor e sociólogo italiano Domenico de Masi, que afirma que tanto o tempo trabalhado, quanto o tempo de descanso podem ser produtivos. Para Masi, o futuro do trabalho na sociedade pós-industrial inclui a possibilidade de unificar estudo e lazer. Em sua tese, o teórico diz defender o conceito de equilíbrio entre o tempo de trabalho, lazer e estudo.
“Mens sana in corpore sano”, uma mente sã, em um corpo são; a famosa citação latina, derivada da Sátira X do poeta e filósofo romano Juvenal (séc. I a II D.C.), já trazia este conceito de equilíbrio saudável, que deveria ser desejável no modo de vida de um ser humano. Como abordamos no tópico anterior, a chave para obter uma mente sã, permitirá ter então um corpo são. A prática regular de exercícios pode trazer ganhos para a saúde, melhorar o estado de espírito, e também fazer bem para o cérebro, através dos hormônios liberados durante e após a prática de exercícios. Por consequência, o trabalho será muito mais eficaz.
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