Soluções

Gestão Eletrônica de documentos – GED

Se hoje você é um empreendedor, dificilmente ainda não foi confrontado com a expressão “Revolução Digital”. Temida por alguns e aguardada por outros, a revolução digital propõe mudanças drásticas nos processos internos e nas estratégias das empresas.

E no que diz respeito a essa revolução, a sua força motriz é a tecnologia, a qual estará cada vez mais presente em cada detalhe das empresas. Com ela, algumas práticas se tornam obsoletas e outras são otimizadas.

E quanto a gestão de documentos, será que a tecnologia chegou nessa atividade? Caso você ainda não saiba, a resposte é sim, a tecnologia já chegou!

Antigamente, a gestão física de documentos, por mais bem trabalhada que fosse, possuía diversos riscos em seus processos. Dentre esses riscos, podemos destacar os riscos de extravio de documentos, segurança de informação, e indisponibilidade dos documentos. A seguir serão dados alguns detalhes a respeito desses riscos.

Extravio de documento: No que diz respeito ao armazenamento físico de documentos esse é um risco constante. Por mais que existam sistemas que auxiliem essa tarefa, erros acontecem, principalmente quando mais de uma pessoa é responsável por essa atividade. O que também agrava esse risco é quando o acesso ao local de armazenamento não possui esquema de segurança, o que permite que pessoas não autorizadas acessem esses documentos.

Segurança de informação: Atualmente esse é um risco que está muito evidente. Muitas informações estratégicas e financeiras de empresas hoje estão em documento físicos, os quais, no fluxo de arquivamento e desarquivamento podem ter suas informações interceptadas por terceiros. Além de informações relacionadas a própria empresa, informações confidenciais de clientes também podem ser usadas indevidamente.

Indisponibilidade de documentos: A principal função da gestão de documentos é fazer com que informações certas, cheguem as pessoas certas no momento certo. Isso vai muito além do que arquivar e desarquivar documentos. Na gestão física de documento, muito fatores podem prejudicar essa entrega. Se houver extravio de documentos, tal necessidade já não será atendida, e até mesmo se a pessoa responsável pelos documentos não estiver disponível.

Tendo considerado apenas esses riscos, como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para reduzi-los?

Digitalização

O princípio básico da GED é a digitalização, ou seja, todos os documentos físicos devem ser transformados em arquivo digitais. E para isso, alguns cuidados devem ser tomados como a preparação dos documentos, captura das informações contidas nos arquivos e finalmente o upload dessas informações em um banco de dados.

Uma vez que os documentos se tornaram arquivos digitais, algumas vantagens imediatas já podem ser sentidas pelas empresas. Dentre elas, podemos destacar a liberação de espaço físico, fácil acesso ao acervo de documentos e otimização do tempo gasto na gestão dos documentos.

Após a digitalização de todos os documentos necessários, entra em cena os softwares de gestão. Eles são responsáveis por organizar os arquivos, proteção das informações, privacidade e armazenamento dos arquivos.

Quer saber mais? Entre em contato conosco, com um planejamento assertivo, poderemos otimizar os seus resultados.